Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nachfolgend informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO darüber, welche Daten wir beim Besuch dieser Website und bei der Nutzung unserer Angebote verarbeiten, zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage. Die mit „laufend aus dieser Website erzeugt" gekennzeichneten Abschnitte werden automatisch aus der tatsächlichen Konfiguration dieser Website erstellt und sind daher stets aktuell.

Stand: 21. Oktober 2026

Diese Datenschutzerklärung ist eine sorgfältig nach aktuellem Rechtsstand erstellte Vorlage (Art. 13 DSGVO, § 25 TDDDG, § 5 DDG). Vor der produktiven Veröffentlichung empfehlen wir eine abschließende datenschutzrechtliche bzw. anwaltliche Prüfung sowie das Ausfüllen der als Platzhalter gekennzeichneten Angaben (z. B. Hoster und zuständige Aufsichtsbehörde).

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der im Impressum genannte Betreiber dieser Website; dort finden Sie auch dessen vollständige Kontaktdaten.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Für alle Anliegen rund um den Datenschutz erreichen Sie uns über die im Impressum genannten Kontaktwege.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die jeweils genannten Zwecke erforderlich ist, und beachten dabei die Grundsätze der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO). Jede Verarbeitung stützt sich auf eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO:

Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) — etwa für einwilligungspflichtige Cookies und Reichweitenmessung;
die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) — etwa zur Bearbeitung Ihrer Anfrage;
die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c);
unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) am sicheren, stabilen und störungsfreien Betrieb dieser Website.

3. Welche Daten wir verarbeiten · laufend aus dieser Website erzeugt

Beim bloßen Aufruf dieser Website werden technisch notwendige Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angefragte Ressource) durch den Server kurzzeitig verarbeitet, um die Auslieferung zu ermöglichen sowie die Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten werden nicht mit anderen Quellen zusammengeführt. Zum Schutz vor Missbrauch zählt die Website Anfragen je IP-Adresse; diese Zähler werden spätestens nach einem Tag gelöscht. Ob und wie lange der Hosting-Dienstleister eigene Zugriffsprotokolle führt, ist im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

Darüber hinaus verarbeiten wir — abhängig davon, welche Funktionen Sie nutzen — folgende Daten:

Auswertungen — Zweck: Reichweitenmessung: verstehen, welche Seiten und Bereiche der Website genutzt werden, um sie zu verbessern. Verarbeitete Daten: eine zufällige Sitzungskennung (Cookie „wa_sid“, einen Tag gültig) — keine IP-Adresse, aufgerufene Seiten und angeklickte Bereiche der Website, Scrolltiefe und Verweildauer, dass ein Formularfeld benutzt wurde — nie, was eingegeben wurde. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung; soweit dabei auf Ihr Endgerät zugegriffen wird, zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG) — jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich. Speicherdauer: 90 Tage. Wird nach Ablauf der Speicherdauer automatisch gelöscht.
Benachrichtigungen — Zweck: das Team zeitnah über neue Anfragen, Anmeldungen und Sicherheitsereignisse informieren, damit sie bearbeitet werden. Verarbeitete Daten: Lesestatus pro Nutzer (welche Nachricht wann gelesen wurde), möglicher Personenbezug im Inhalt (Name/E-Mail/IP bei operativen Ereignissen), bei Kontaktanfragen und Event-Anmeldungen: Name, E-Mail-Adresse und der Anfang der Nachricht der anfragenden Person (als Hinweis an das Team). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: eingegangene Anfragen und Anmeldungen zügig bearbeiten und Sicherheitsvorfälle rechtzeitig bemerken). Speicherdauer: 365 Tage. Wird nach Ablauf der Speicherdauer automatisch gelöscht.
Dateien — Zweck: Dateien speichern und bereitstellen: Anhänge, die über ein Formular der Website gesendet werden, und Dateien, die das Team für die Website und die Verwaltung hochlädt. Verarbeitete Daten: hochgeladene Dateien — auch Anhänge, die Sie über ein Formular der Website senden, die Kennung der Person, die eine Datei hochgeladen hat. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: die Inhalte der Website verwalten und eingehende Anfragen samt ihrer Anhänge bearbeiten). Speicherdauer: unbegrenzt — jede Datei hat ihre eigene Frist: Anhänge aus einem Formular werden mit ihrer Anfrage gelöscht (spätestens nach deren Frist), persönliche Dateien eines Teammitglieds zusammen mit dessen Konto, Dateien der Website, sobald sie dort entfernt werden.
E-Mail — Zweck: Versand von E-Mails — Bestätigungslinks, Tickets und Benachrichtigungen — und der Nachweis, ob eine Nachricht zugestellt wurde. Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse des Empfängers, Betreff und Zustellstatus der gesendeten Nachricht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Speicherdauer: 365 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).
Einwilligungen — Zweck: Nachweis Ihrer Entscheidung im Cookie-Banner — welche Kategorien Sie erlaubt oder abgelehnt haben und wann (Art. 7 Abs. 1 DSGVO verlangt, dass eine Einwilligung nachweisbar ist). Verarbeitete Daten: eine zufällige, pseudonyme Kennung Ihres Browsers — kein Name, keine IP-Adresse, Ihre Auswahl je Kategorie (erlaubt oder abgelehnt) und der Zeitpunkt der Entscheidung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung). Speicherdauer: 1095 Tage. Wird nach Ablauf der Speicherdauer automatisch gelöscht.
Events — Zweck: Durchführung der Anmeldung zu einem Event: Platz reservieren, die angegebene Adresse bestätigen lassen, das Ticket bereitstellen und über Änderungen oder eine Absage informieren. Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname der angemeldeten Person, E-Mail-Adresse, an die der Bestätigungslink und das Ticket gehen, Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung (Nachweis, dass die Anmeldung erteilt wurde), Zustand der Anmeldung (angefragt, bestätigt, storniert) und, bei einer Stornierung, von wem sie ausging. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Speicherdauer: 365 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).
Kontaktformular — Zweck: Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen über das Kontaktformular. Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname (getrennt erhoben), E-Mail-Adresse, Nachricht (Anliegen bzw. Motivation der Anfrage), Nachweis Ihrer Datenschutz-Einwilligung (dass Sie zugestimmt haben; wann, ergibt sich aus dem Datum der Anfrage), optionale Angaben des jeweiligen Formulars (z. B. Auswahlfelder, hochgeladene Dateien). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: an uns gerichtete Anfragen bearbeiten und beantworten, auch wenn sie nicht auf einen Vertrag zielen). Speicherdauer: 180 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).
Kontaktformular — Zweck: Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen über das Kontaktformular. Verarbeitete Daten: Art der Mitgliedschaft (Auswahl), Name (Vor- und Nachname), E-Mail (E-Mail-Adresse), Hochschule (Text), Studiengang (Text), Was ist deine Motivation? (Freitext), Wie hast du von uns erfahren? (Auswahl), Nachweis Ihrer Einwilligung (welchem Wortlaut Sie zugestimmt haben; wann, ergibt sich aus dem Datum der Anfrage). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: an uns gerichtete Anfragen bearbeiten und beantworten, auch wenn sie nicht auf einen Vertrag zielen). Speicherdauer: 180 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).
Kontaktformular — Zweck: Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen über das Kontaktformular. Verarbeitete Daten: Worum geht es? (Auswahl), Name (Vor- und Nachname), E-Mail (E-Mail-Adresse), Nachricht (Freitext), Nachweis Ihrer Einwilligung (welchem Wortlaut Sie zugestimmt haben; wann, ergibt sich aus dem Datum der Anfrage). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage); Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: an uns gerichtete Anfragen bearbeiten und beantworten, auch wenn sie nicht auf einen Vertrag zielen). Speicherdauer: 180 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).
Status — Zweck: Schutz der Website und der Verwaltung vor Missbrauch: fehlgeschlagene Anmeldungen und massenhaft abgeschickte Anfragen erkennen, bremsen und nachvollziehen. Verarbeitete Daten: IP-Adresse — bei fehlgeschlagenen Anmeldungen und wenn eine Anfrage-Bremse greift (auch bei Website-Formularen), die bei einer fehlgeschlagenen Anmeldung verwendete E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: die Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Website — Angriffe wie das Durchprobieren von Passwörtern oder das Fluten von Formularen erkennen und abwehren (vgl. Erwägungsgrund 49 DSGVO)). Speicherdauer: 90 Tage. Wird nach Ablauf der Speicherdauer automatisch gelöscht.
Verifizierung — Zweck: Bestätigung, dass eine angegebene E-Mail-Adresse wirklich der anfragenden Person gehört, bevor ein davon abhängiger Vorgang (z. B. eine Anmeldung) wirksam wird. Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, an die der Bestätigungslink ging, Zeitpunkt der Bestätigung (Nachweis, dass die Bestätigung erteilt wurde), Zweck des Vorgangs (wofür bestätigt wurde) und sein Zustand. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Speicherdauer: 365 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).

Soweit eine Verarbeitung einem Vertrag oder seiner Anbahnung dient (etwa einer Anmeldung oder Anfrage), sind die im jeweiligen Formular als Pflicht gekennzeichneten Angaben dafür erforderlich; ohne sie können wir die Anmeldung oder Anfrage nicht bearbeiten. Im Übrigen ist die Bereitstellung freiwillig; eine gesetzliche Pflicht dazu besteht nicht (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO).

Im internen Verwaltungsbereich verarbeiten wir zusätzlich Daten von Team- und Verwaltungskonten (nicht von Website-Besuchern): Chat, Editor, Verbundene Apps. Diese dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Nachvollziehbarkeit der Verwaltung und sind ebenfalls auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).

4. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorschreiben. Danach werden die Daten gelöscht. Die konkreten Fristen je Verarbeitung ergeben sich aus der Übersicht in Abschnitt 3; sie werden technisch durchgesetzt (automatische Löschung nach Fristablauf) und lassen sich auf Ihren Wunsch hin vorzeitig durchführen.

5. Serverstandort und Hosting · laufend aus dieser Website erzeugt

Hosting-Dienstleister dieser Website ist Realtox (Deutschland). Er ist in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter tätig; mit ihm besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ihre Daten werden in Düsseldorf gespeichert.

Dabei werden Daten an Empfänger außerhalb der EU/des EWR übermittelt:

OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich): Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO).

6. Externe Aufrufe und Empfänger · laufend aus dieser Website erzeugt

Diese Website bindet die folgenden externen Dienste ein; dabei können Daten an die genannten Empfänger übertragen werden:

tile.openstreetmap.org — OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) (im Browser geladen) — Kartenanzeige: der Standort eines Events auf der öffentlichen Event-Seite (nur nach ausdrücklicher Einwilligung — ohne sie wird nichts geladen) sowie das Setzen dieses Standorts im Verwaltungsbereich durch angemeldete Teammitglieder.
nominatim.openstreetmap.org — OpenStreetMap Foundation (Vereinigtes Königreich) (im Browser geladen) — Ortssuche im Verwaltungsbereich (OpenStreetMap/Nominatim) — nur für angemeldete Teammitglieder beim Setzen eines Event-Standorts, nie auf der öffentlichen Website.

KI-Anwendungen: Teammitglieder können eine KI-Anwendung (etwa einen KI-Assistenten) ausdrücklich mit ihrem eigenen Verwaltungskonto verbinden. Die Anwendung kann dann im Umfang der Rechte dieses Kontos Daten lesen — auch Angaben aus Anfragen, die Sie uns gesendet haben — und sie zur Verarbeitung an ihren Anbieter übermitteln. Anbieter und Sitz hängen von der gewählten Anwendung ab; liegt er außerhalb der EU/des EWR, erfolgt die Übermittlung nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO) oder geeigneter Garantien (Art. 46 DSGVO).

7. Cookies und Einwilligungen · laufend aus dieser Website erzeugt

Das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff darauf (z. B. Cookies) erfolgt nach § 25 TDDDG nur mit Ihrer Einwilligung — ausgenommen sind technisch unbedingt erforderliche Vorgänge, die den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitstellen. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich.

Consent-Einstellungen (technisch notwendig) — Speichert deine Cookie-Auswahl lokal, damit der Banner nicht erneut erscheint.
Anmelde-Sitzung (technisch notwendig) — Hält angemeldete Nutzer im Verwaltungsbereich eingeloggt (nur dort gesetzt).
Zugang zur geschützten Website (technisch notwendig) — Merkt sich, dass du das Passwort einer geschützten Website eingegeben hast (30 Tage) — sonst fragt jede Seite erneut.
Analyse / Reichweitenmessung (Statistik, nur mit Ihrer Einwilligung) — Erfasst pseudonymisierte Nutzungsereignisse (z. B. Seitenaufrufe, Klicks, abgeschickte Formulare) über eine zufällige Sitzungskennung (Cookie „wa_sid“, 1 Tag), um die Website zu verbessern — ohne IP-Adresse, ohne Weitergabe an Dritte, gespeichert 90 Tage. Erst nach deiner Einwilligung.
Standort-Karte (OpenStreetMap) (externe Inhalte, nur mit Ihrer Einwilligung) — Zeigt den Veranstaltungsort auf einer Karte. Dafür werden Kartenausschnitte von openstreetmap.org geladen; dabei erfährt OpenStreetMap die IP-Adresse. Ohne Einwilligung wird nichts geladen — der Ort bleibt als Adresse und als Link zur Karte erreichbar.

Im Einzelnen verwendet diese Website folgende Cookies und Einträge im Speicher Ihres Browsers:

webscale.… (Cookie, technisch notwendig) — Anmeldung und Sitzung in der Verwaltung — nur für Teammitglieder, die sich anmelden. Laufzeit: bis zu 7 Tage, verlängert sich bei Nutzung.
ws_zugang (Cookie, technisch notwendig) — Zugang zu einer passwortgeschützten Website, nachdem das richtige Passwort eingegeben wurde. Laufzeit: 30 Tage.
webscale.consent (Eintrag im Speicher Ihres Browsers, technisch notwendig) — Ihre Auswahl im Cookie-Banner. Laufzeit: bis Sie die Auswahl ändern oder den Speicher Ihres Browsers leeren.
webscale.consent.decided (Eintrag im Speicher Ihres Browsers, technisch notwendig) — dass Sie im Cookie-Banner bereits entschieden haben (damit er nicht erneut erscheint). Laufzeit: bis Sie den Speicher Ihres Browsers leeren.
webscale.consent.sid (Eintrag im Speicher Ihres Browsers, technisch notwendig) — zufällige Kennung, unter der der Nachweis Ihrer Entscheidung gespeichert wird (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Laufzeit: bis Sie den Speicher Ihres Browsers leeren.
wa_sid (Cookie, nur mit Ihrer Einwilligung) — zufällige Sitzungskennung der Reichweitenmessung — erst nach Ihrer Einwilligung. Laufzeit: 1 Tag.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen" im Seitenfuß anpassen oder widerrufen. Über jede Einwilligung führen wir einen Nachweis (Art. 7 DSGVO).

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO die folgenden Rechte zu:

Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15);
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16);
Löschung Ihrer Daten (Art. 17);
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18);
Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20);
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21);
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die im Impressum genannten Kontaktdaten. Durch den Widerruf einer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig ist regelmäßig die Aufsichtsbehörde am Sitz des Verantwortlichen; die konkret zuständige Behörde ist vor Veröffentlichung zu benennen.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Rechtslage oder die tatsächliche Verarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist über diese Seite abrufbar; maßgeblich ist der oben genannte Stand.

12. Verantwortlicher und Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie den Verantwortlichen über die im Impressum genannten Kontaktangaben.