Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist der im Impressum genannte Betreiber dieser Website; dort finden Sie auch dessen vollständige Kontaktdaten.

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da hierfür keine gesetzliche Verpflichtung besteht. Für alle Anliegen rund um den Datenschutz erreichen Sie uns über die im Impressum genannten Kontaktwege.

2. Grundsätze und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die jeweils genannten Zwecke erforderlich ist, und beachten dabei die Grundsätze der Datenminimierung und der Speicherbegrenzung (Art. 5 DSGVO). Jede Verarbeitung stützt sich auf eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO:

• Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) — etwa für einwilligungspflichtige Cookies und Reichweitenmessung;
• die Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) — etwa zur Bearbeitung Ihrer Anfrage;
• die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c);
• unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) am sicheren, stabilen und störungsfreien Betrieb dieser Website.

3. Welche Daten wir verarbeiten · laufend aus dieser Website erzeugt

Beim bloßen Aufruf dieser Website werden technisch notwendige Zugriffsdaten (u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angefragte Ressource) durch den Server kurzzeitig verarbeitet, um die Auslieferung zu ermöglichen sowie die Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Diese Daten werden nicht mit anderen Quellen zusammengeführt und nach kurzer Zeit gelöscht.

Darüber hinaus verarbeiten wir — abhängig davon, welche Funktionen Sie nutzen — folgende Daten:

• Analytics-Insights Verarbeitete Daten: sessionPseudonym, path, breadcrumb. Zweck: Pseudonyme Roh-Events der individuellen Pfad-/Funnel-Verfolgung: nur so lange wie für die Auswertung nötig (90 Tage), danach Speicherbegrenzung (Art. 5(1)(e)). Verdichtete Roll-ups (Aggregate ohne Personenbezug) tragen die Langzeit-Trends. Speicherdauer: 90 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).
• Consent Verarbeitete Daten: consentLog.subjectId, consentLog.categories, consentLog.decidedAt. Zweck: Einwilligungsnachweis (Art. 7 DSGVO): Beleg, dass und wofür eingewilligt/widerrufen wurde, für die Dauer der Verarbeitung + Nachweisfrist (≈3 Jahre); danach Speicherbegrenzung (Art. 5(1)(e)). Speicherdauer: 1095 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).
• E-Mail Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse des Empfängers, Betreff und Zustellstatus der gesendeten Nachricht. Zweck: E-Mail-Versand-Protokoll (Empfänger/Betreff/Status/Zeit) für die Nachvollziehbarkeit des Versands (1 Jahr); danach Speicherbegrenzung (Art. 5(1)(e)). Speicherdauer: 365 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).
• Events Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname der angemeldeten Person, E-Mail-Adresse, an die der Bestätigungslink und das Ticket gehen, Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung (Nachweis, dass die Anmeldung erteilt wurde), Zustand der Anmeldung (angefragt, bestätigt, storniert) und, bei einer Stornierung, von wem sie ausging. Zweck: Nachweis der Teilnahme bzw. der Anmeldung zu einem Event (Ticket-Nachweis, Rückfragen, Abrechnung) für ein Jahr ab der Anmeldung. Danach Speicherbegrenzung (Art. 5(1)(e)). Das Event selbst ist redaktioneller Inhalt ohne Personenbezug und von dieser Frist nicht betroffen — deshalb liegen die Registrierungen in einer eigenen Tabelle. Speicherdauer: 365 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).
• Kontaktformular Verarbeitete Daten: Vor- und Nachname (getrennt erhoben), E-Mail-Adresse, Nachricht (Anliegen bzw. Motivation der Anfrage), optionale Angaben des jeweiligen Formulars (z. B. Auswahlfelder, hochgeladene Dateien). Zweck: Anfrage-Bearbeitung. Speicherdauer: 180 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).
• Verifizierung Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse, an die der Bestätigungslink ging, Zeitpunkt der Bestätigung (Nachweis, dass die Bestätigung erteilt wurde), Zweck des Vorgangs (wofür bestätigt wurde) und sein Zustand. Zweck: Nachweis einer erteilten Bestätigung (Art. 7 Abs. 1: wer wann bestätigt hat) für längstens ein Jahr NACH dem Ende der Session; die zweck-genaue, kürzere Frist steht in der jeweiligen Purpose-Deklaration. Danach Speicherbegrenzung (Art. 5(1)(e)). Speicherdauer: 365 Tage. Auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).

Die Bereitstellung dieser Daten ist freiwillig und weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben; ohne die jeweils erforderlichen Angaben können wir eine darauf gerichtete Anfrage oder Funktion allerdings unter Umständen nicht bereitstellen (Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO).

Im internen Verwaltungsbereich verarbeiten wir zusätzlich Daten von Team- und Verwaltungskonten (nicht von Website-Besuchern): Benachrichtigungen, Dateien, Status, Team-Chat, Verbundene Apps. Diese dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Nachvollziehbarkeit der Verwaltung und sind ebenfalls auf Anfrage löschbar (Art. 17 DSGVO).

4. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorschreiben. Danach werden die Daten gelöscht. Die konkreten Fristen je Verarbeitung ergeben sich aus der Übersicht in Abschnitt 3; sie werden technisch durchgesetzt (automatische Löschung nach Fristablauf) und lassen sich auf Ihren Wunsch hin vorzeitig durchführen.

5. Serverstandort und Hosting · laufend aus dieser Website erzeugt

Diese Website wird bei einem Hosting-Dienstleister betrieben, der als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag tätig ist. Mit ihm besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Serverstandort, an dem Ihre Daten gespeichert werden, liegt in Deutschland / EU. (Automatisch anhand der Server-Zeitzone ermittelt — vor Veröffentlichung bitte bestätigen bzw. über die Konfiguration verbindlich setzen.)

Bei einem Serverstandort innerhalb der EU/des EWR findet keine Übermittlung in ein Drittland statt. Sollten künftig Dienste mit Sitz außerhalb der EU eingebunden werden, erfolgt dies nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO) oder geeigneter Garantien (Art. 46 DSGVO); die betroffenen Empfänger werden dann in Abschnitt 6 ausgewiesen. Den konkreten Namen des Hosters ergänzen Sie bitte im Rahmen der Veröffentlichung.

6. Externe Aufrufe und Empfänger · laufend aus dieser Website erzeugt

Diese Website bindet die folgenden externen Dienste ein; dabei können Daten an die genannten Empfänger übertragen werden:

• tile.openstreetmap.org (im Browser geladen) — Kartenanzeige: der Standort eines Events auf der öffentlichen Event-Seite (nur nach ausdrücklicher Einwilligung — ohne sie wird nichts geladen) sowie das Setzen dieses Standorts im Verwaltungsbereich durch angemeldete Teammitglieder.
• nominatim.openstreetmap.org (im Browser geladen) — Ortssuche im Verwaltungsbereich (OpenStreetMap/Nominatim) — nur für angemeldete Teammitglieder beim Setzen eines Event-Standorts, nie auf der öffentlichen Website.
• mail.hhu.de (serverseitig aufgerufen) — E-Mail-Versand (SMTP) — Benachrichtigungen an das Team

7. Cookies und Einwilligungen · laufend aus dieser Website erzeugt

Das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder der Zugriff darauf (z. B. Cookies) erfolgt nach § 25 TDDDG nur mit Ihrer Einwilligung — ausgenommen sind technisch unbedingt erforderliche Vorgänge, die den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitstellen. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich.

• Consent-Einstellungen (necessary) — Speichert deine Cookie-Auswahl lokal, damit der Banner nicht erneut erscheint.
• Anmelde-Sitzung (necessary) — Hält angemeldete Nutzer im Verwaltungsbereich eingeloggt (nur dort gesetzt).
• Analyse / Reichweitenmessung (analytics) — Erfasst anonymisierte Nutzungsereignisse (z. B. Klicks, abgeschickte Formulare), um die Website zu verbessern. Lädt und sendet erst nach deiner Einwilligung; ohne angeschlossenes Analyse-Werkzeug passiert nichts.
• Standort-Karte (OpenStreetMap) (marketing) — Zeigt den Veranstaltungsort auf einer Karte. Dafür werden Kartenausschnitte von openstreetmap.org geladen; dabei erfährt OpenStreetMap die IP-Adresse. Ohne Einwilligung wird nichts geladen — der Ort bleibt als Adresse und als Link zur Karte erreichbar.
• YouTube-Video-Einbettung (marketing) — Eingebettete Videos laden Inhalte von YouTube (Google). Erst nach Einwilligung.

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß anpassen oder widerrufen. Über jede Einwilligung führen wir einen Nachweis (Art. 7 DSGVO).

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen nach der DSGVO die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihnen verarbeiteten Daten (Art. 15);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16);
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17);
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18);
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20);
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21);
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3).

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die im Impressum genannten Kontaktdaten. Durch den Widerruf einer Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO) — insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig ist regelmäßig die Aufsichtsbehörde am Sitz des Verantwortlichen; die konkret zuständige Behörde ist vor Veröffentlichung zu benennen.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Rechtslage oder die tatsächliche Verarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist über diese Seite abrufbar; maßgeblich ist der oben genannte Stand.

12. Verantwortlicher und Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie den Verantwortlichen über die im Impressum genannten Kontaktangaben.